Lijst van actief beleid

Volledig beleid

Informatieblad Moodle en privacy

Doelen en grondslag van de verwerkingen

Moodle is het leerling- en administratiesysteem van De Vrij Ruimte. In Moodle worden gegevens verwerkt van leerlingen, ouders en personeel. De gegevens worden voor de volgende doelen verwerkt:

• Leerlingdossier
• Leerlingbegeleiding
• Administratie van de school
• Informatie en communicatie tussen school, leerlingen en ouders
  

De verwerking ten behoeve van de eerste 3 doelen is gebaseerd op wet- en regelgeving waaraan de school moet voldoen. Het laatste doel is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang omdat de school graag gebruik maakt van 1 systeem voor informatie en communicatie. Dit komt de veiligheid en privacy van alle betrokkenen ten goede.

Moodle is een applicatie die via internet benaderbaar is. Het wordt voor De Vrije Ruimte gehost door Sebsoft, een externe dienstverlener. Met Sebsoft zijn de noodzakelijke privacy-afspraken gemaakt. Zo worden de gegevens niet buiten Nederland bewaard, worden er periodiek updates van het systeem gemaakt en is er een procedure voor datalekken.

Persoonsgegevens

In Moodle worden de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerkt:

• Naam, adres en woonplaatsgegevens (NAW-gegevens)
• Telefoonnummers en emailadressen
• Inschrijfgegevens leerling, waaronder BSN
• Voortgangsgegevens leerling zoals rapporten, ontwikkelplannen en verslagen van gesprekken
• Gegevens over de sociale, emotionele en cognitieve ontwikkeling van de leerling
• Indien nodig gegevens over de gezondheid van de leerling
• Informatie en communicatie; dit hoort overigens niet over leerlingen te gaan!
  

Het leerlingdossier is uitsluitend toegankelijk voor de leerling, de ouders van de leerling en personeelsleden die direct met de leerling werken. Administratieve gegevens zijn toegankelijk voor medewerkers die daarmee moeten werken. NAW-gegevens, telefoonnummers en emailadressen kunnen naar keuze van de leerling of ouders voor meer gebruikers beschikbaar worden gesteld.

Zodra een leerling 16 jaar is, heeft de leerling een zelfstandig recht om te bepalen wie welke gegevens mag inzien. Dat geldt natuurlijk niet voor gegevens die de school volgens de wet voor het onderwijs moet gebruiken. Een leerling kan ervoor kiezen dat ouders beperkte toegang tot zijn gegevens krijgen. Bij De Vrije Ruimte zijn we hier geen voorstander van, mocht zich zo’n situatie voordoen, dan gaan we hier graag het gesprek over aan.

Privacyrechten

De AVG geeft leerlingen en ouders een aantal rechten ten aanzien van de verwerking van gegevens. Lees meer over uw privacyrechten op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten.

Deze privacyrechten zijn niet absoluut, zo kan de school geen gegevens verwijderen die zij volgens de wet moet bewaren. Denk aan een leerlingdossier en gegevens over aan- en afwezigheid (leerplicht).

Vragen

Voor vragen over de verwerkingen in Moodle kunt u terecht bij de (ouder) privacy officer van De Vrije Ruimte op roger.coopmans@gmail.comof 06-81763763.